Terintegrasi ERP

Pengertian ERP

Enterprise Resource Planning / Perencanaan sumber daya perusahaan adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi , produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan.

Sejarah ERP

ERP berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP II) yang ber-evolusi dari Material Requirement Planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan, invoice, dan akuntansi perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas, dan sumber daya manusia.

Karakter Sistem ERP

ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Customer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain.

Modul-modul ERP

Secara modular, software ERP biasanya terbagi atas modul utama yakni Modul Operasi serta modul pendukung yakni Modul Finansial dan akuntasi serta Modul Sumber Daya Manusia

Modul Operasi

1.       General Logistics (kebutuhan umum)

2.       Sales and Distribution (menenagnni distribusi prodak) 

3.       Materials Management (menengani kesetabilan material)

4.       Logistics Execution

5.       Quality Management (kualitas yang sudah di tetapkan )

6.       Plant Maintenance

7.       Customer Service (yang menagani customer)

8.       Production Planning and Control (lebih pada proses produksi)

9.       Project System

10.   Environment Management

11.    

Modul Financial dan Akuntansi

1.       General Accounting

2.       Financial Accounting

3.       Controlling (pengendalin arus keluar dan masuknya uang)

4.       Investment Management

5.       Treasury (sebuah bangian yang mencari sumber2 dana )

6.       Enterprise Controlling (penganturan yang lebih besar )

Modul Sumber Daya Manusia

1.       Personnel Management (sistem yang melakukan pengaturan personal)

2.       Personnel Time Management (praturan yang berhubungan dengan waktu)

3.       Payroll

4.       Training and Event Management (sistem yang lebih mengarahkan pada men power baru)

5.       Organizational Management (pengaturan organisasi)

6.       Travel Management (pengaturan dinas luar)

7.        

Keuntungan menggunakan ERP

n  Integrasi data keuangan

Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik

n  Standarisasi Proses Operasi

Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk

n  Standarisasi Data dan Informasi

Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-beda

Keuntungan yg bisa diukur

n  Penurunan inventori

n  Penurunan tenaga kerja secara total

n  Peningkatan service level

n  Peningkatan kontrol keuangan

n  Penurunan waktu yang di butuhkan untuk mendapatkan informasi

Memilih ERP

Latar Belakang

n  Investasi ERP sangat mahal dan pilihan ERP yang salah bisa menjadi mimpi buruk

n  ERP yang berhasil digunakan oleh sebuah perusahaan tidak menjadi jaminan berhasil di perusahaan yang lain

n  Perencanaan harus dilakukan untuk menyeleksi ERP yg tepat

n  Bahkan dalam beberapa kasus yang ekstrem, evaluasi pilihan ERP menghasilkan rekomendasi untuk tidak membeli ERP, tetapi memperbaiki Business Process yang ada

n  Tidak ada ‘keajaiban’ dalam ERP software. Keuntungan yang didapat dari ERP adalah hasil dari persiapan dan implementasi yang efektif

n  Tidak ada software atau sistem informasi yang bisa menutupi business strategy yang cacat dan business process yang ‘parah’

Kesimpulan dalam memilih ERP

                Secara singkat, tidak semua ERP sama kemampuannya dan memilih ERP tidaklah mudah (paling tidak bukan hal sederhana), dan memilih ERP yang salah akan menjadi salah satu bencana yang mahal bagi perusahaan.

Suksesor Penerapan

                Syarat sukses memilih ERP Pengetahuan dan Pengalaman

n  Pengetahuan adalah pengetahuan tentang bagaimana cara sebuah proses seharusnya dilakukan, jika segala sesuatunya berjalan lancar

n  Pengalaman adalah pemahaman terhadap kenyataan tentang bagaimana sebuah proses seharusnya dikerjakan dengan kemungkinan

Syarat sukses memilih ERP (lanjutan)

n  Pengalaman tanpa pengetahuan bisa menyebabkan terulangnya atau terakumulasinya kesalahan dan kekeliruan karena tidak dibekali dengan pemahaman yg cukup. Kesalahan ini muncul atau terjadi karena ERP adalah sebuah best practice dari standar bisnis. Seharusnya pengetahuan pada fungsi-fungsi yang tersedia dalam aplikasi cukup tinggi sehingga tidak menerapkan (implementation) dengan cara yang keliru. Kesalahan dalam implementasi akan menjadi masalah serius bagi usaha peningkatan kinerja usaha.

Pemilihan metodologi

n  Metodologi yang berkaitan dengn ERP an munculnya permasalahan

n  Pengetahuan tanpa pengalaman menyebabkan orang membuat perencanaan yang terlihat sempurna tetapi kemudian terbukti tidak bisa diimplementasikan

n  Ada struktur proses seleksi yang sebaiknya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam memilih ERP

n  Proses seleksi tidak harus selalu rumit agar efektif. Yang penting organized, focused dan simple

n  Proses seleksi ini biasanya berkisar antara 5-6 bulan sejak dimulai hingga penandatanganan order pembelian ERP (BK. Khaitan, weblink)