INTEGRASI ERP II

      Kesuksesan inplementasi ERP

Strategi adalah Menggambarkan sesuatu yang tidak pasti

Itergrasi :

Apa biala ada yang lemah komponen harus bisa menutupi komponen yang lemah

Tujuan : harus 1 tujuan yang sama.

      Kegagalan ERP

Pletaihan

Kegagalan implementasi ERP :

Yang perlu pertama kali di lihat:

1.       niat dari user kemauannya melakukan terening

2.       bertanggung jawab atas terningnya

pelatihan hanya fokos pada uruta perintah pengunaan tampa meperhatikan kenapa perintah tersebuat dilakukan.

1.       kariawan hanya di giring seperti robot (Hanya menjalankan tampa tau hasil awal dan akhiirnya).

menyingkat waku peltihan.

      Kesulitan pelatihan

Keberagaman user (persepsi setiap user yang berbeda-beda)

Keberagaman metode pelatihan  (user sama pelatihan yang sama tp metode yang berbeda2)

Strategi Evaluasi

   ERP sebagai seperangkat infrastruktur dan software tidak lepas dari aspek best practise.

   ERP mengintegrasikan sistem pada semua tingkatan dan pemilihan modul-modul ERP yang penting bagi perusahaan.

   Aspek yang dikaji pada setiap tahapan pengintegrasian ERP meliputi dimensi organisasi, manusia, informasi dan teknologi.

Mekanisme Pengambilan Keputusan

      Fase awal implementasi sistem ERP adalah melakukan evaluasi dan seleksi paket ERP.

      Proses pengambilan keputusan dalam memilih paket ERP meliputi prosedur standar, yaitu perhitungan investasi, resiko biaya dsb.

      Pada kenyataannya banyak faktor lain yang perlu dipertimbangkan dan keputusan ditentukan kesepakatan para manager.

      Kerangka kerja proses pengambilan keputusan meliputi tahapan berikut [MAK-2003] :

1.       Identifikasi dan perumusan masalah, Hal ini dimulai dengan membuat pernyataan masalah dan sasaran yang ingin dicapai .recues fro proposal (rfp).

2.       Koleksi informasi, mengumpulkan informasi yang berhubungan masalah. Informasi ini dapat digunakan untuk memperbaiki perumusan.

3.       Mendefinisikan alternatif, pada fase ini semua alternatif solusi yang relevan didefinisikan.cth (melakukan analisis dan perbandingan di setiap perban dianggan yang ada).

4.       Evaluasi dan perbandingan alternatif, melakukan analisis dan perbandingan setiap alternatif solusi.

5.       Memilih salah satu solusi.memilih yang paling di butuh kan dan di pregunakan

6.       Implementasi solusi yang sudah dipilih.

7.       Mengevaluasi implementasi solusi, dengan membandingkan terhadap masalah yang ingin di selesaikan.  

      Dalam kaitannya dengan ERP, proses pengambilan keputusan dapat dikelompokkan dalam aspek teknis dan organisasional :

1. Aspek teknis menyangkut pemilihan dan perbandingan semua hardware dan software.
2. Aspek organisasional menyangkut semua perubahan yang terjadi pada organisasi.

      Jika dipandang sebagai sebuah proses, implementasi ERP dapat dibagi menjadi tiga fase proses yaitu inisasi, pelaksanaan, penyelesaian [MAK-2003].

Bussiness process reenginering

     

Fase inisiasi : dapat dimulai dari adanya tawaran vendor, pergerakan dari kompetitor, pergerakan industri, peningkatan kualitas proyek, dan atau pemanfaatan anggaran TI dengan lebih baik.

Fase evaluasi : evaluasi proses bisnis, analisis kebutuhan, pencarian vendor yang potensial, evaluasi berbagai produk yang berbeda.

        - Proses evaluasi dapat berlangsung dalam rentang waktu yang cukup lama.

Fase Selection, dlm beberapa kasus manajemen harus memperhati kan berbagai kriteria seleksi secara simultan. Setelah persetujuan ditandatangani maka project dapat dimulai.

      Fase Modification : modifikasi system ERP sesuai kebutuhan organisasi.

•       Pada beberapa literatur tingkat kustomisasi tergantung pada ukuran organisasi.

•       Proses modifikasi dapat dijalankan dengan dua cara :

1.       Pertama, modifikasi yang terjadi dalam rangkaian proses analisis-konfigurasi dan pengujian hingga didapatkan hasil yang diinginkan. : (konfirgurasi yang tepat,Tentukan target)

2.       Kedua, modifikasi dengan menentukan status target tertentu dan kemudian menetapkan pengukuran atas pencapaian target tersebut.

•       Diakhir fase modifikasi dilakukan tahapan pelatihan bagi para pengguna.

      Fase Go-Live : sistem dijalankan secara penuh yang terdiri dari beberapa aktivitas sebagai faktor penentu keberhasilan ERP.

•       Tahapan ini meliputi garansi, periode pemeliharaan, deteksi kegagalan dan kesalahan.

      Fase Terminating : setelah semua berjalan lancar konsumen akan melunasi pembayaran (sesuai kontrak) dan dilakukan tahapan penyelesaian (terminating).

•       Pada tahap ini biasanya perusahaan mendapatkan banyak pelajaran dan pengalaman selama implementasi.

•       Tim proyek dibubarkan dan orang-orangnya dikembalikan seperti semula.

      Fase Eksploitasi dan Pengembangan : perusahaan akan memotivasi karyawannya untuk menggunakan sistem dan meningkatkan kualitas pemanfaatan sistem tersebut.

•       Diantara tahapan diatas terdapat dua tahapan antara, yaitu :

1.       Business Process Rengineering (BPR)

2.       Konversi Data.

•       Pendekatan dalam pengembangan dan implementasi ERP adalah big-bang (langsung dan menyeluruh) dan incremental (bertahap dalam beberapa sub proyek).

Metode Pengembangan Sistem ERP

      Membangun Sendiri (Inhouse)

•       Paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

•       Lebih sulit, mahal, dan lebih lama.

      Membangun sendiri dengan tambahan dari vendor.

•       Menggabungkan manfaat komersil dengan kebutuhan perusahaan.

•       Lebih sulit, mahal, dan lebih lama.

      Kombinasi dari berbagai tawaran vendor

•       Secara teoritis akan menghasilkan sistem terbaik

•       Sulit menggabungkan antar modul, lama, tidak efisien

      Modifikasi Sistem dari vendor

•       Menjaga fleksibilitas dan memanfaatkan pengalaman vendor.

•       Lebih Lama namun lebih murah

      Memilih modul-modul tertentu dari sistem vendor

•       Resiko lebih rendah, relatif murah, lebih cepat

•       Jika kemudian dikembangkan lebih lama

Kesuksesan Implementasi ERP

n  Keberhasilan implementasi sistem ERP tergantung strategi implementasi yang diterapkan.

n  Beberapa tips untuk mendukung kesuksesan implementasi ERP [OLS-2004], adalah :

1. User Focus VS Technology Focus

Ø  User Focus berarti berusaha agar sistem ERP      mendukung proses yang saat ini sedang berlangsung

Ø  Focus pada Technology dapat dipertimbang-kan setelah focus terhadap user terpenuhi.

Mekanisme Pengambilan Keputusan

2.            Dukungan Vendor dan Konsultan

                Idealnya perusahaan memiliki kendali utama atas dukungan vendor dan jasa konsultasi implementasi ERP.

3. Pelatihan

Ø  Pelatihan sangatlah penting dlm implementasi ERP.

Ø  Beberapa kegagalan implementasi ERP dikarenakan kesalahan pada buruknya pelatihan.

Ø  Hanya 10-15 persen implementasi ERP berjalan lancar.

Beberapa penyebab kegagalan pelatihan adalah :

Ø  Pelatihan karyawan menggunakan software tertentu tanpa memperhatikan bisnis proses.

Ø  Pelatihan hanya fokus pada urutan perintah penggunaan tanpa memperhatikan kenapa perintah tersebut dilakukan.

Ø  Menyingkat waktu pelatihan.

Ø  Menyelesaikan masalah dengan cara lama tidak menggunakan cara sistem baru.

Faktor-faktor lain penyebab kesulitan pelatihan sistem ERP adalah :

Ø  Keberagaman user

Ø  Kompleksitas sistem yang baru

Ø  Keberagaman metode pelatihan

Berdasarkan pengalaman sebelumnya, saat ini banyak vendor ERP yang menyediakan pelatihan dengan metode yang lebih fleksibel, diantaranya :

Ø  Web based virtual training

Ø  Computer based training

Ø  Video course

Ø  Self study books

Ø  Popup Help Screen

Evaluasi dan Pengukuran Kinerja Sistem ERP

Pengukuran kinerja sistem ERP dapat dilihat dari 2 sudut pandang :

n  Evaluasi dari sudut pandang keuangan

Menekankan pada identifikasi penyimpangan anggaran yang sudah ditetapkan dengan biaya aktual yang dikeluarkan

n  Evaluasi dari sudut pandang teknis

Menekankan pada kriteria teknis

• Salah satu pendekatan evaluasi keuangan atas kinerja ERP adalah berbasis balance score card (BSC) [PWC-2005].
• BSC menekankan pada financial, customer, internal process dan learning innovation.
• Persyaratan dan kriteria pengukuran BSC [Ros-2005] :

ü  Indikator pengukuran harus dapat diterapkan oleh tim proyek

ü  Indikator utama harus mudah dihitung

ü  Anggota proyek terlibat untuk memahami pengukuran.

ü  Pengukuran harus relevan, andal, dan akurat

Dalam mendefinisikan ukuran spesifik, ada dua pendekatan :

n  TOP DOWN : dimulai dengan menentukan pengukuran yang berdasarkan pencapaian sasaran ERP.

Ø  Pendekatan ini digunakan untuk menjamin bahwa proses berlangsung tanpa menyimpang dari tujuan dan tidak ada sumber daya yang terbuang percuma.

n  BOTTOM UP : mengidentifikasi hambatan (bottleneck) pada sistem ERP yang dijadikan pengukuran atas efisiensi dan efektifitas sistem ERP.

1. Perspektif Keuangan

n  Biaya implementasi meliputi berbagai komponen biaya dan harus dipandang sebagai satu kesatuan yang disebut Total Cost Of Ownership (TCO).

n  Bagaimana mengkonversi beberapa aspek dalam ERP menjadi sebuah nilai yang terhitung (tangible).

Misalnya : layanan yang diberikan oleh Dept TI menjadi nilai biaya.

2. Perspektif Customer

n  Dari perspektif kostumer apakah sistem ERP dapat mendukung kebutuhan individu user secara efisien.

n  Customer sistem dapat berupa : pengguna langsung seperti karyawan yang menggunakan sistem atau tidak langsung seperti supplier, subkontraktor atau kustomer perusahaan lain.

3.Perspektif Proses Internal

• Perspektif ini menekankan pada usaha untuk menjawab pertanyaan sejauh mana sistem ERP dapat mendukung proses bisnis internal.
• Kondisi ini dikelompokkan dalam 2 proses :

Ø  Proses untuk pengoperasian sistem (sudut pandang operasional)

Ø  Proses untuk peningkatan dan perbaikan kapabilitas sistem (sudut pandang pengembangan)

• Kriteria lain yang penting adalah penanganan proses bisnis yang permanen dan efektif.

4. Perspektif Inovasi dan Pembelajaran

•                 Aspek ini digunakan untuk menilai sejauh mana sistem ERP dapat digunakan sebagai nilai tambah pengetahuan bagi perusahaan dan memfasilitasi perubahan pada masa datang.
• Kemampuan ini tergantung pada pengetahuan setiap karyawan dan pengukuran dilakukan berpusat pada pengetahuan setiap karyawan.
• Pengukuran penting lainnya adalah kebergantungan pada konsultan luar.
• Aspek-aspek inovasi dan pembelajaran lainnya.

B. Evaluasi Teknis

n  Dari Segi Teknis, Beberapa faktor yang mempengaruhi kinerja diantaranya adalah :

Ø  Arsitektur aplikasi yang dikembangkan

Ø  Laju pertumbuhan data

Ø  Populasi user

Ø  Infrastruktur Jaringan

n  Ketika membangun rencana evaluasi ERP faktor-faktor teknis seperti SO, basis data, web server harus diperhitungkan.

n  Tipe evaluasi kinerja idealnya meliputi beban kerja, integrasi sistem, sistem uji unit dan uji paralel untuk :

Ø  Mempelajari setiap sisi sistem

Ø  Bagaimana sistem bekerja pada lingkungan tertentu

n  Pengujian sebaiknya juga dilakukan pada setiap fase pengembangan sistem ERP yang dimulai dari awal proyek  hingga sistem berjalan seluruhnya.

Evaluasi kinerja ERP dari aspek teknis menurut [RAD-2006] adalah :

1. Mendefinisikan kebutuhan kinerja, misalnya waktu tanggap minimal yang dapat diterima untuk menyelesaikan tugas keseluruhan.
2. Membangun program pengujian dengan semua elemen yang sudah disiapkan dengan baik.
3. Mengatur semua infrastruktur sesuai konfigurasi yang direkomendasikan oleh vendor.
4. Menjalankan unit test untuk setiap aplikasi dalam paket modul untuk menjamin bahwa semua fungsi berjalan dengan baik.
5. Menjalankan integration test untuk menjamin kompatibilitas dan konektivitas antar seluruh komponen.
6. Menggunakan alat bantu monitoring untuk sistem yang menjadi tempat berjalan sistem ERP misalnya sistem operasi, basis data dan middleware.
7. Mendefinisikan referensi dasar waktu tanggap pada tugas utama saat sistem tidak dalam beban kerja berat.
8. Mendefinisikan referensi dasar waktu tanggap pada tugas utama pada berbagai kondisi beban kerja.
9. Jika kebutuhan tidak berhasil dipenuhi, lakukan perubahan pada hardware, software, dan jaringan, kemudian ulangi pengujian tersebut.

Analisis dengan 9 Tahapan

Tahap 1 : Mendefinisikan ukuran kinerja yang dibutuhkan.

• Ukuran kinerja didefinisikan berdasarkan proses end-to-end artinya saat mulai awal diukur sampai akhir pengukuran yang semuanya berkaitan dengan kebutuhan user.
• Misalnya waktu tanggap untuk aktivitas :

ü  Menambah data supplier baru

ü  Menjalankan sebuah permintaan data

ü  Menjalankan sebuah order pembelian dan lain-lain

                Ketika mendefinisikan kinerja yang dibutuhkan, beberapa faktor yang perlu diperhatikan adalah :

Ø  Masukan dari user dan harapannya terhadap sistem

Ø  Ukuran respon time yang diperlukan untuk setiap tugas dan subtugas saat kondisi tertentu.

Tahap 2 : Membuat program pengujian (test bed) dengan semua komponen yang sudah terpasang.

• Test bed adalah suatu paket pengujian yang dijalankan pada sistem yang meliputi semua komponen, dikonfigurasikan semirip mungkin dengan lingkungan implementasi sebenarnya.
• Semua vendor biasanya menyediakan informasi mengenai dukungan platform yang diperlukan.
• Hardware pendukung yang digunakan dalam test bed harus sesuai rekomendasi.
• Simulasi lalulintas data melalui jaringan internet, maka mesin klien harus dikonfigurasi berada diluar router.
• Komponen lain seperti contoh data, alat monitoring pengujian dan alat bantu pengujian sudah disiapkan

Tahap 3 : Konfigurasi disesuaikan dengan keseluruhan infrastruktur berdasarkan rekomendasi vendor.

• Sebelum dilakukan pengujian apapun perlu dilakukan penyesuaian konfigurasi dan spesifikasi berdasarkan rekomendasi vendor.
• Rekomendasi penting yang lain adalah konfigurasi teknis database, keamanan jaringan, jumlah aplikasi, input/output, memori sistem, sistem operasi, spesifikasi hardware server client.
• Jika test dilakukan pada lingkungan yang tidak sesuai maka test tersebut menjadi sia-sia.
• Jika dalam pengujian terdapat perubahan konfigurasi, maka harus diuji kembali pada tahap berikutnya.

Tahap 4. Menjalankan unit test untuk menjamin bahwa fungsi berjalan baik.

• Hasil test pada tahap 1 yaitu identifikasi atas semua fungsi dan tugas-tugas penting yang dilakukan oleh sistem.
• Setiap fungsi dan tugas-tugas ini perlu diuji pada masing-masing unit secara terisolasi, untuk menjamin bahwa tugas ini dapat diselesaikan oleh sistem.
• Pengujian unit berguna untuk menjamin bahwa produk berjalan sesuai rencana.

Tahap 7. Mendefinisikan referensi dasar waktu tanggap pada tugas utama pada kondisi beban kerja normal.

n  Setelah alat bantu monitor diaktifkan dan berjalan dengan lancar, selanjutnya akan di lakukan simulasi perhitungan kinerja pada beban kerja normal.

n  Waktu tanggap dihitung dengan cara mengirimkan tugas ke sistem dan mengukur waktu dari awal sampai selesai menggunakan stopwatch time script.

Tahap 8. Mendefinisikan referensi dasar waktu tanggap untuk berbagai beban kerja (terutama beban maksimum dan minimum)

n  Misalnya tugas diharapkan selesai dalam 40 detik, ketika dijalankan pengujian diperoleh rata-rata waktu 22 detik dalam beban minimum, 32 detik pada beban normal dan 52 detik dalam beban maksimum.

Tahap 9. Melakukan perubahan atau perbaikan untuk memenuhi tuntutan kinerja yang dibutuhkan.

• Jika ternyata tuntutan kebutuhan kinerja tidak dapat dipenuhi, maka perlu dilakukan perubahan misal nya dalam bentuk pengaturan ulang infrastruktur dan konfigurasi, menambah atau mengurangi sumber daya yang terkait.
•  Pada tahap ini maka dapat dinyatakan apakah aplikasi yang dipasang sudah berjalan dengan beban kerja yang realistis dan memenuhi tingkat layanan tertentu.

Pemeliharaan Sistem

Jenis pemeliharaan Sistem menurut OLS-2004 adalah

• Korektif berupa :

Ø  Aplikasi tambahan : jika ada tambahan aplikasi dari vendor (object baru )

Ø  Troubleshooting : menyelesaikan masalah berdasarkan laporan user.

• Adaptif berupa :

Ø  Transfer : Implementasi fitur baru

Ø  Testing : Pengujian setelah perubahan

Ø  Modifikasi : Kustomisasi internal

Ø  Penyesuaian antarmuka : Implementasi antarmuka dengan software lain.

• Perfektif berupa :

Ø  Upgrade Versi : Penyesuaiaan, perencanaan dan implementasi versi baru.

• Preventif berupa :

Ø  Administrasi : monitor response time, ambang batas, ukuran file, backup, error log.

Ø  Monitoring alur kerja : menelusuri aliran aktivitas pemeliharaan.

Kesuksesan Implementasi ERP

n  Keberhasilan implementasi sistem ERP tergantung strategi implementasi yang diterapkan.

n  Beberapa tips untuk mendukung kesuksesan implementasi ERP [OLS-2004], adalah :

1. User Focus VS Technology Focus

Ø  User Focus berarti berusaha agar sistem ERP mendukung proses yang saat ini sedang     berlangsung

Ø  Focus pada Technology dapat dipertimbang- kan setelah focus terhadap user terpenuhi.

Mekanisme Pengambilan Keputusan

2.        Dukungan Vendor dan Konsultan

                Idealnya perusahaan memiliki kendali utama atas dukungan vendor dan jasa konsultasi implementasi ERP.

3. Pelatihan

Ø  Pelatihan sangatlah penting dlm implementasi ERP.

Ø  Beberapa kegagalan implementasi ERP dikarenakan kesalahan pada buruknya pelatihan.

Ø  Hanya 10-15 persen implementasi ERP berjalan lancar.

Beberapa penyebab kegagalan pelatihan adalah :

Ø  Pelatihan karyawan menggunakan software tertentu tanpa memperhatikan bisnis proses.

Ø  Pelatihan hanya fokus pada urutan perintah penggunaan tanpa memperhatikan kenapa perintah tersebut dilakukan.

Ø  Menyingkat waktu pelatihan.

Ø  Menyelesaikan masalah dengan cara lama tidak menggunakan cara sistem baru.

Faktor-faktor lain penyebab kesulitan pelatihan sistem ERP adalah :

Ø  Keberagaman user

Ø  Kompleksitas sistem yang baru

Ø  Keberagaman metode pelatihan

Berdasarkan pengalaman sebelumnya, saat ini banyak vendor ERP yang menyediakan pelatihan dengan metode yang lebih fleksibel, diantaranya :

Ø  Web based virtual training

Ø  Computer based training

Ø  Video course

Ø  Self study books

Ø  Popup Help Screen

Evaluasi dan Pengukuran Kinerja Sistem ERP

Pengukuran kinerja sistem ERP dapat dilihat dari 2 sudut pandang :

n  Evaluasi dari sudut pandang keuangan

Menekankan pada identifikasi penyimpangan anggaran yang sudah ditetapkan dengan biaya aktual yang dikeluarkan

n  Evaluasi dari sudut pandang teknis

Menekankan pada kriteria teknis.