Terintegrasi ERP

Pengertian ERP

Enterprise Resource Planning / Perencanaan sumber daya perusahaan adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi , produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan.

Sejarah ERP

ERP berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP II) yang ber-evolusi dari Material Requirement Planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan, invoice, dan akuntansi perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas, dan sumber daya manusia.

Karakter Sistem ERP

ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Customer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain.

Modul-modul ERP

Secara modular, software ERP biasanya terbagi atas modul utama yakni Modul Operasi serta modul pendukung yakni Modul Finansial dan akuntasi serta Modul Sumber Daya Manusia

Modul Operasi

1.       General Logistics (kebutuhan umum)

2.       Sales and Distribution (menenagnni distribusi prodak) 

3.       Materials Management (menengani kesetabilan material)

4.       Logistics Execution

5.       Quality Management (kualitas yang sudah di tetapkan )

6.       Plant Maintenance

7.       Customer Service (yang menagani customer)

8.       Production Planning and Control (lebih pada proses produksi)

9.       Project System

10.   Environment Management

11.    

Modul Financial dan Akuntansi

1.       General Accounting

2.       Financial Accounting

3.       Controlling (pengendalin arus keluar dan masuknya uang)

4.       Investment Management

5.       Treasury (sebuah bangian yang mencari sumber2 dana )

6.       Enterprise Controlling (penganturan yang lebih besar )

Modul Sumber Daya Manusia

1.       Personnel Management (sistem yang melakukan pengaturan personal)

2.       Personnel Time Management (praturan yang berhubungan dengan waktu)

3.       Payroll

4.       Training and Event Management (sistem yang lebih mengarahkan pada men power baru)

5.       Organizational Management (pengaturan organisasi)

6.       Travel Management (pengaturan dinas luar)

7.        

Keuntungan menggunakan ERP

n  Integrasi data keuangan

Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik

n  Standarisasi Proses Operasi

Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan peningkatan kualitas produk

n  Standarisasi Data dan Informasi

Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan, terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-beda

Keuntungan yg bisa diukur

n  Penurunan inventori

n  Penurunan tenaga kerja secara total

n  Peningkatan service level

n  Peningkatan kontrol keuangan

n  Penurunan waktu yang di butuhkan untuk mendapatkan informasi

Memilih ERP

Latar Belakang

n  Investasi ERP sangat mahal dan pilihan ERP yang salah bisa menjadi mimpi buruk

n  ERP yang berhasil digunakan oleh sebuah perusahaan tidak menjadi jaminan berhasil di perusahaan yang lain

n  Perencanaan harus dilakukan untuk menyeleksi ERP yg tepat

n  Bahkan dalam beberapa kasus yang ekstrem, evaluasi pilihan ERP menghasilkan rekomendasi untuk tidak membeli ERP, tetapi memperbaiki Business Process yang ada

n  Tidak ada ‘keajaiban’ dalam ERP software. Keuntungan yang didapat dari ERP adalah hasil dari persiapan dan implementasi yang efektif

n  Tidak ada software atau sistem informasi yang bisa menutupi business strategy yang cacat dan business process yang ‘parah’

Kesimpulan dalam memilih ERP

                Secara singkat, tidak semua ERP sama kemampuannya dan memilih ERP tidaklah mudah (paling tidak bukan hal sederhana), dan memilih ERP yang salah akan menjadi salah satu bencana yang mahal bagi perusahaan.

Suksesor Penerapan

                Syarat sukses memilih ERP Pengetahuan dan Pengalaman

n  Pengetahuan adalah pengetahuan tentang bagaimana cara sebuah proses seharusnya dilakukan, jika segala sesuatunya berjalan lancar

n  Pengalaman adalah pemahaman terhadap kenyataan tentang bagaimana sebuah proses seharusnya dikerjakan dengan kemungkinan

Syarat sukses memilih ERP (lanjutan)

n  Pengalaman tanpa pengetahuan bisa menyebabkan terulangnya atau terakumulasinya kesalahan dan kekeliruan karena tidak dibekali dengan pemahaman yg cukup. Kesalahan ini muncul atau terjadi karena ERP adalah sebuah best practice dari standar bisnis. Seharusnya pengetahuan pada fungsi-fungsi yang tersedia dalam aplikasi cukup tinggi sehingga tidak menerapkan (implementation) dengan cara yang keliru. Kesalahan dalam implementasi akan menjadi masalah serius bagi usaha peningkatan kinerja usaha.

Pemilihan metodologi

n  Metodologi yang berkaitan dengn ERP an munculnya permasalahan

n  Pengetahuan tanpa pengalaman menyebabkan orang membuat perencanaan yang terlihat sempurna tetapi kemudian terbukti tidak bisa diimplementasikan

n  Ada struktur proses seleksi yang sebaiknya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam memilih ERP

n  Proses seleksi tidak harus selalu rumit agar efektif. Yang penting organized, focused dan simple

n  Proses seleksi ini biasanya berkisar antara 5-6 bulan sejak dimulai hingga penandatanganan order pembelian ERP (BK. Khaitan, weblink)

Materi Terintegrasi 1

Pengertian Sistem Terintegrasi

• Sebuah rangkaian proses untuk menghubungkan beberapa sistem-sistem komputerisasi dan software aplikasi baik secara fisik maupun secara fungsional.
• Sistem terintegrasi akan menggabungkan komponen sub-sub sistem ke dalam satu sistem dan menjamin fungsi-fungsi dari sub sistem tersebut sebagai satu kesatuan sistem.

… Pengertian Sistem Terintegrasi

• Sistem terintegrasi merupakan tantangan menarik dalam software development karena pengembangannya harus terus mengacu pada konsistensi sistem, agar sub-sub sistem yang sudah ada dan tetap dimanfaatkan secara operasional masih tetap berfungsi sebagaimana mestinya baik ketika proses mengintegrasikan sistem maupun setelah terintegrasi

Tantangan Sistem Terintegrasi

• Sistem terintegrasi merupakan tantangan menarik dalam software development karena pengembangannya harus terus mengacu pada konsistensi sistem, agar sub-sub sistem yang sudah ada dan tetap dimanfaatkan secara operasional masih tetap berfungsi sebagaimana mestinya baik ketika proses mengintegrasikan sistem maupun setelah terintegrasi.
• Tantangannya adalah bagaimana merancang sebuah mekanisme mengintegrasikan sistem-sistem tersebut dengan effort paling minimal – bahkan jika diperlukan, tidak harus melakukan refactoring atau re-developing lagi sistem-sistem yang sudah ada.

Metode membangun sistem terintegrasi

1. Vertical Integration

                merupakan proses mengintegrasikan sub-sub sistem berdasarkan fungsionalitas dengan menghubungkan sub-sub sistem yang sudah ada tersebut supaya bisa berinteraksi dengan sistem terpusat dengan tetap berpijak pada arsitektur sub sistem yang lama

2.            Star Integration

                Lebih dikenal sebagai spaghetti integration, adalah proses mengintegrasikan sistem dengan cara menghubungkan satu sub sistem ke semua sub-sub sistem lainnya.

                Sebuah fungsi bisnis yang diimplementasikan dalam sebuah sub sistem akan di-broadcast ke semua sub-sub sistem lain yang dependen terhadap fungsi bisnis tersebut supaya dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

3.  Horizontal Integration / Enterprise Service Bus (ESB)

                merupakan sebuah metode yang meng-integrasikan sistem dengan cara membuat suatu layer khusus yang berfungsi sebagai interpreter, dimana semua sub-sub sistem yang sudah ada akan berkomunikasi ke layer tersebut.

                Model ini lebih menawarkan fleksibilitas dan menghemat biaya integrasi, karena yang perlu difokuskan dalam implementasi proses pengintegrasian hanya layer interpreter tersebut

                Model ESB ini lebih menawarkan fleksibilitas dan menghemat biaya integrasi, karena yg perlu difokuskan dalam implementasi proses pengintegrasian hanya layer interpreter tersebut.  Untuk menangani ekspansi proses bisnis juga hanya perlu diimplementasikan di layer interpreter itu juga, dan sub sistem baru yang akan menangani interface dari proses bisnis ekstensi tersebut akan berkomunikasi langsung ke layer dan layer akan menyediakan keperluan-keperluan data/interface untuk sub sistem lain yang memerlukannya.

Metode membangun sistem terintegrasi

Kelebihan Horizontal Integration /Enterprise Service Bus

1. Lebih cepat dalam melakukan penyesuaian dengan sistem yang telah ada

2. Meningkatkan fleksibilitas, mudah untuk diperbaharui mengikuti perubahan keperluan sistem (system require)

3. Membuat standar sistem sehingga bisa diaplikasikan di sub sistem mana pun

4. Porsi pekerjaan software development lebih banyak di “config” daripada “coding” untuk integrasi

5. Dapat diterapkan mulai ruang lingkup kecil hingga di level enterprise.

Kelemahan Horizontal Integration /Enterprise Service Bus

1. Pembuatan standar sistem dalam Enterprise Message Model banyak berkutat di aspek analisis dan manajerial, biaya analisis benar-benar tinggi karena perlu berkolaborasi dengan analis-analis yang bertanggung jawab terhadap arsitektur dan desain sistem-sistem yang telah ada.

2. Secara khusus memerlukan perangkat keras (hardware) yang spesifik, seperti misalnya business-logic-server yang independen dan tidak integral dengan salah satu atau sebagian dari sub sistem yang telah ada.

3. Perlu tambahan tenaga (SDM) berupa Middleware Analyst yang akan mengkonfigurasi, merawat, dan mengoperasikan layer Enterprise Service Bus.

4. Karena biasanya ESB mempergunakan XML sebagai bahasa komunikasi antar sistem, tentu akan memerlukan resources dan komputasi berlebih untuk melakukan parsing-reparsing dalam komunikasi data.

5. Memerlukan effort yang cukup tinggi dalam meng-implementasikan ESB karena cukup banyak layer/tingkatan aplikasi yang harus ditangani, tidak hanya aplikasi-2 interface dari sub-sub sistem saja, melainkan juga layer interpreter yang juga memiliki karakteristik sebagai aplikasi juga.

Pada akhirnya, merancang dan membuat sebuah sistem terintegrasi -- memang bukan merupakan pekerjaan yang ringan. Apalagi kalau sejak awal pengembangan sistem-sistem terpisah yg sudah ada itu tidak dirancang untuk saling diintegrasikan satu sama lain.

Tapi itulah hidup..., kita tidak bisa mengetahui (sistem kita) besok bakal jadi bagaimana.. ? , terus berkembang atau berakhir di rak-rak penyimpanan CD usang di ruang arsip yang berdebu.